Automatisation des relances clients : HubSpot, RPA ou Power Automate ? Guide PME 2026

Ce que vous allez apprendre

Ce guide compare les principales solutions d'automatisation des relances clients pour les PME françaises : HubSpot Sales Hub, Power Automate, les outils RPA (UiPath, Power Automate Desktop), Make et Zapier. Il vous aide à choisir l'outil adapté à votre infrastructure existante, à vos volumes et à la complexité de vos scénarios.

À retenir

• HubSpot Sales Hub automatise les séquences de relance directement depuis le CRM, sans outil tiers — mais ne lit pas les statuts de facturation sans intégration.
• Power Automate (Microsoft 365) est le point de départ le plus rapide pour les PME sous environnement Microsoft, souvent sans surcoût.
• Les RPA (UiPath, Power Automate Desktop) sont la seule solution viable pour les ERP et logiciels de facturation sans API.
• Make et Zapier couvrent les flux no-code entre outils SaaS avec plus de 500 connecteurs disponibles.
• Pennylane intègre nativement la comptabilité et les relances, sans outil tiers.

Pourquoi automatiser les relances clients ?

Une relance manuelle prend en moyenne 4 à 7 minutes par facture. Sur 50 factures impayées par mois, c'est près de 6 heures de travail administratif répétitif. L'automatisation permet de :

• Réduire les délais de paiement moyens (DSO)
• Garantir une relance systématique sans oubli
• Libérer les équipes pour des actions à plus forte valeur ajoutée
• Adapter le ton et la fréquence selon le profil client

Le choix de l'outil dépend avant tout de votre ERP ou CRM existant, et du niveau de personnalisation des scénarios à couvrir.

HubSpot Sales Hub : les séquences de relance intégrées au CRM

Comment ça fonctionne

HubSpot Sales Hub propose un module natif de séquences qui automatise les relances commerciales et financières directement depuis le CRM. Une séquence est une série d'e-mails et de tâches déclenchés automatiquement selon un calendrier défini :

1. Vous créez une séquence avec N étapes (e-mails, rappels d'appel, tâches à faire)
2. Vous inscrivez un contact manuellement ou via une règle d'automatisation
3. Chaque étape se déclenche selon un délai configuré (J+1, J+3, J+7…)
4. La séquence s'arrête automatiquement si le contact répond

Cas d'usage typiques : relances de devis non signés, rappels de facturation B2B, suivis post-réunion.

Tarif : HubSpot Sales Hub Pro à partir de 90 €/mois/utilisateur. Inclut les séquences, les modèles d'e-mail et les rapports d'engagement.

Limites pour les relances financières

HubSpot est un CRM, pas un logiciel comptable. Il ne lit pas directement les statuts de paiement de votre ERP. Pour déclencher une relance sur une facture impayée, il faut connecter HubSpot à votre outil comptable (Pennylane, Sage, Stripe…) via Make, Zapier ou l'API HubSpot.

Réponse directe : HubSpot peut-il déclencher une relance sur une facture impayée ? Non nativement. Une intégration avec votre logiciel de facturation est nécessaire.

Power Automate : l'automatisation des relances dans l'écosystème Microsoft 365

Pourquoi commencer par Power Automate si vous êtes sous Microsoft 365

Power Automate est l'outil d'automatisation natif de Microsoft 365. Il est inclus dans la plupart des licences Microsoft 365 Business sans surcoût. Pour les PME déjà équipées de la suite Microsoft, c'est la solution à déployer en priorité.

Un flux Power Automate pour les relances clients peut :

• Lire une liste de factures impayées dans un fichier Excel ou SharePoint
• Vérifier la date d'échéance et le statut de paiement
• Envoyer automatiquement un e-mail de relance via Outlook avec les détails de la facture
• Enregistrer chaque relance dans un log SharePoint
• Créer une tâche dans Microsoft Planner pour le commercial si la facture dépasse 30 jours

Power Automate Desktop : la version RPA

Power Automate Desktop va plus loin : il peut interagir avec des applications bureau (ERP legacy, logiciels sans API) en reproduisant les clics et saisies d'un utilisateur. C'est la porte d'entrée RPA la plus accessible pour les PME françaises, car il est inclus dans Windows 10 et 11.

Réponse directe : Quelle est la meilleure solution de relance automatique pour une PME sous Microsoft 365 ? Power Automate, inclus dans votre licence Microsoft, couvre 80 % des besoins sans investissement supplémentaire.

Les systèmes RPA pour automatiser les relances sans API

Qu'est-ce que le RPA ?

Le RPA (Robotic Process Automation) désigne des logiciels qui reproduisent les actions manuelles d'un utilisateur sur un écran : clics, saisie de données, copier-coller entre applications. C'est la seule solution viable lorsque votre logiciel de facturation ou d'ERP n'expose pas d'API.

Principaux outils RPA disponibles en 2026

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Exemple concret de flux RPA pour les relances

Votre ERP de gestion des factures n'a pas d'API. Chaque matin, un robot RPA :

1. Ouvre l'ERP et extrait la liste des factures avec le statut "en retard de paiement"
2. Compare avec votre CRM ou tableau de suivi
3. Génère et envoie les e-mails de relance via Outlook
4. Met à jour le statut dans votre outil de gestion

Ce flux tourne en arrière-plan, sans intervention humaine, 7 jours sur 7.

Réponse directe : Le RPA est-il adapté aux PME ? Oui. Power Automate Desktop (inclus dans Windows 10/11) rend le RPA accessible sans investissement spécifique. Pour des volumes importants, UiPath ou Automation Anywhere apportent plus de robustesse.

Make et Zapier : la flexibilité no-code pour les stacks SaaS

Make (ex-Integromat) et Zapier sont des plateformes d'automatisation no-code qui connectent des centaines d'applications via des workflows visuels. Ils sont particulièrement adaptés aux PME utilisant des outils SaaS (Stripe, Shopify, Airtable, Notion, HubSpot).

Make vs Zapier — quelle différence ?

• Make : plus puissant pour les scénarios complexes (boucles, transformations de données, logique conditionnelle). À partir de 9 €/mois.
• Zapier : plus simple à prendre en main pour des workflows linéaires. À partir de 19 €/mois.

Aucun des deux ne prend en charge les logiciels sans API.

Tableau comparatif complet des solutions 2026

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Quelle solution choisir selon votre profil ?

Vous êtes sous Microsoft 365

→ Commencez par Power Automate. Il couvre 80 % des besoins sans coût supplémentaire.

Vous avez déjà un CRM HubSpot

→ Activez les séquences Sales Hub et connectez-les à votre logiciel de facturation via Make ou Zapier.

Votre ERP n'a pas d'API

→ UiPath ou Power Automate Desktop sont les seules solutions viables sans développement sur mesure.

Vous cherchez une solution clé en main comptabilité + relances

→ Pennylane ou Billit intègrent nativement les deux fonctions, sans outil tiers.

Vous gérez des workflows multi-outils SaaS

→ Make pour les scénarios complexes, Zapier pour les flux simples.

Comment combiner plusieurs outils pour maximiser l'automatisation ?

C'est souvent la meilleure approche pour les PME avec un écosystème d'outils déjà en place. Exemple d'architecture courante :

1. Pennylane génère la facture et met à jour le statut de paiement
2. Make détecte le changement de statut (webhook ou polling)
3. HubSpot envoie la séquence de relance e-mail personnalisée
4. Power Automate crée une tâche dans Microsoft Teams pour le commercial si la facture dépasse 30 jours

Ce type d'architecture est déployable en quelques jours sur un SI existant.

Questions fréquentes

HubSpot peut-il déclencher des relances sur une facture impayée ?

Non nativement. HubSpot est un CRM, pas un logiciel comptable. Pour déclencher une séquence de relance sur le statut d'une facture, il faut connecter HubSpot à votre logiciel de facturation (Pennylane, Stripe, Sage) via Make, Zapier ou l'API HubSpot. IT Systèmes réalise ce type d'intégration pour les PME.

Le RPA est-il adapté aux PME ou réservé aux grandes entreprises ?

Power Automate Desktop, inclus dans Windows 10/11 et Microsoft 365, rend le RPA accessible aux PME sans investissement spécifique. Pour des volumes importants ou des processus complexes, UiPath ou Automation Anywhere apportent plus de robustesse, avec un coût et une complexité d'intégration plus élevés.

Peut-on automatiser les relances clients sans développeur ?

Oui. Power Automate, Make et Zapier permettent de créer des flux d'automatisation sans code. Pour les logiciels sans API (ERP legacy, logiciels de facturation anciens), Power Automate Desktop permet de simuler les actions d'un utilisateur sans développement spécifique.

Quel est le coût d'un projet d'automatisation des relances pour une PME ?

Cela dépend fortement de l'infrastructure existante. Si vous utilisez déjà Microsoft 365, Power Automate est inclus. Pour un projet avec Make ou HubSpot, comptez entre 50 et 200 €/mois en licences selon les volumes. Un projet d'intégration RPA sur mesure (UiPath, Automation Anywhere) démarre généralement à partir de quelques milliers d'euros en intégration.

IT Systèmes accompagne-t-il les PME sur ces projets ?

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