Agent d’onboarding collaborateur : automatiser l’arrivée des nouveaux employés

Cas d’usage IA : agent d’onboarding collaborateur

Ce cas d’usage présente la mise en place d’un agent d’onboarding collaborateur capable d’automatiser l’ensemble des tâches IT liées à l’arrivée d’un nouveau salarié.
Il s’adresse aux DSI de PME et d’ETI souhaitant fiabiliser leurs processus, réduire les tâches répétitives et améliorer l’expérience collaborateur dès le premier jour.

Pour DSI de PME et ETI

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Le problème : un onboarding IT chronophage et source d’erreurs

Chaque arrivée de collaborateur déclenche la même séquence :

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• Créer le compte utilisateur dans Active Directory / Entra ID
• Attribuer les bonnes licences Microsoft 365
• Créer la boîte mail et configurer les groupes de distribution
• Donner les accès SharePoint selon le service
• Envoyer les identifiants et le kit de bienvenue
• Planifier la formation obligatoire sécurité
• Commander le matériel (si applicable)
• Mettre à jour le registre du personnel

Temps moyen : 2 à 3 heures par onboarding.

Pour une PME de 150 personnes avec 20 % de turnover, cela représente 30 onboardings par an, soit 60 à 90 heures de tâches IT répétitives.

Et surtout :

• des risques d’oubli (accès non donnés, formations non planifiées),
• de la frustration côté collaborateurs (le nouveau arrive, rien n’est prêt).

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La solution : un agent IA orchestrateur pour l’onboarding collaborateur

La solution repose sur un agent orchestrateur déclenché par un simple formulaire RH ou une ligne dans un fichier Excel :

Nom : Martin Dupont
Service : Commercial
Manager : Sophie Bernard
Date d’arrivée : 15/02/2026

L’agent exécute automatiquement :

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• Création du compte Entra ID avec les attributs standards
• Attribution des licences selon le profil « Commercial »
• Ajout aux groupes Teams et SharePoint du service
• Envoi du mail de bienvenue personnalisé au manager et au collaborateur
• Création de l’événement « Formation sécurité » dans l’agenda
• Notification au support IT pour la préparation du poste

Le service IT reçoit un rapport de synthèse.
Intervention humaine : 0.

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Comment fonctionne un agent d’onboarding collaborateur

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Bénéfices concrets mesurés après déploiement

Temps par onboarding
Avant : 2–3 heures
Après : 5–10 minutes (validation)

Délai de disponibilité
Avant : J+1 à J+3
Après : J0

Taux d’erreur (oubli d’accès)
Avant : ~15 %
Après : < 1 %

Satisfaction du nouveau collaborateur
Avant : Variable
Après : Élevée

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Ce que IT Systèmes apporte sur ce cas d’usage IA

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• Expertise Entra ID et Microsoft 365
  Gestion de l’identité pour des clients comme Speedy (1 680 utilisateurs), EDHEC (9 400 étudiants) et PREVEAM (6 sites).
• Maîtrise de Power Automate et Copilot Studio
  Orchestration des flux sans développement lourd, avec des outils natifs Microsoft.
• Templates prêts à l’emploi
  Des briques déjà éprouvées, adaptées à votre contexte et à vos règles internes.

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Prérequis techniques pour déployer un agent d’onboarding collaborateur

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• Microsoft 365 Business Premium ou E3 / E5
• Entra ID (Azure AD)
• Power Automate (inclus dans les licences ci-dessus)
• Un référentiel RH exploitable (Excel, SIRH avec export ou formulaire)

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Délai de mise en œuvre

2 à 4 semaines pour un flux standard
(création du compte, licences, groupes, email).

Extensions possibles :
intégration SIRH, commande de matériel automatisée, offboarding miroir.

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