Optimisation des usages Microsoft 365 grâce à Copilot M365 & Copilot Studio

Ce cas d’usage illustre comment IT Systèmes a accompagné un client dans la mise en place d’une démarche structurée, sécurisée et gouvernée autour de Copilot.

Une nouvelle ère pour la productivité avec Copilot

L’arrivée de Copilot M365 ouvre une nouvelle ère pour la productivité : rédaction accélérée, synthèse intelligente, automatisation des tâches et assistance personnalisée dans l’ensemble des applications Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint…).
Parallèlement, Microsoft Copilot Studio permet désormais aux organisations de créer leurs propres agents intelligents, capables d’automatiser des processus métiers, d’interagir avec les données internes et d’orchestrer des actions de bout en bout.
Pour tirer pleinement parti de ces deux dimensions, Copilot M365 pour les utilisateurs et agentique via Studio pour les processus métiers, il est nécessaire d’adopter une démarche structurée, sécurisée et gouvernée.

Défi du client : réussir l’adoption de Copilot en toute sécurité

Le client souhaitait :

  • Déployer Copilot M365 dans de bonnes conditions
  • Sécuriser l’accès aux données utilisées par Copilot
  • Identifier des cas d’usage à forte valeur
  • Développer progressivement des agents via Copilot Studio pour automatiser certains processus internes
  • Accompagner ses équipes afin d’intégrer naturellement ces nouveaux usages

Notre approche : construire une stratégie IA cohérente et gouvernée

Analyse et compréhension des usages

Nous avons commencé par analyser les usages réels de Microsoft 365 et les besoins métiers :

  • Identification des irritants dans les workflows actuels
  • Compréhension des tâches pouvant être accélérées par Copilot M365
  • Repérage des processus répétitifs ou manuels pouvant être automatisés via des agents
  • Cartographie des données critiques pour valider la gouvernance et la confidentialité

Conception de la stratégie Copilot & Agentique

Volet 1 — Copilot M365

Nous avons construit un cadre cohérent pour l’adoption de Copilot :

  • Activation, configuration et gestion des accès
  • Optimisation des sources de données (SharePoint, OneDrive, Teams)
  • Règles de gouvernance et de confidentialité
  • Bonnes pratiques pour maximiser la qualité des réponses de Copilot

Volet 2 — Agentique avec Copilot Studio

En parallèle, nous avons conçu la première vague d’agents internes :

  • Définition des cas d’usage (RH, IT, finance, support…)
  • Design des agents : rôle, périmètre, données accessibles, actions autorisées
  • Configuration des connecteurs, orchestrations et automatisations
  • Cadre de sécurité, règles de conformité et bonnes pratiques

L’objectif : permettre à Copilot M365 d’aider les collaborateurs, et aux agents Studio d’automatiser les processus.

Déploiement & intégration

  • Déploiement progressif de Copilot M365 auprès des utilisateurs
  • Mise en place des premiers agents Copilot Studio en environnement pilote
  • Intégration des agents dans les applications M365 (Teams, SharePoint…)
  • Tests fonctionnels, validation sécurité, optimisation des prompts et actions
  • Accompagnement des équipes métiers dans l’adoption des scénarios

Adoption & montée en compétence

  • Ateliers métier pour comprendre comment Copilot peut accélérer le quotidien
  • Formations dédiées pour apprendre à concevoir ou améliorer des agents
  • Documentation personnalisée : bonnes pratiques, sécurité, gouvernance
  • Sessions de retours d’expérience et ajustements continus

Résultats obtenus

  • Adoption naturelle et rapide de Copilot M365
  • Automatisation de tâches et processus via les agents Copilot Studio
  • Gains de productivité concrets (rédaction, synthèse, analyse, support)
  • Gouvernance maîtrisée : données sécurisées, accès certifiés, cadre clair
  • Capacité interne renforcée pour faire évoluer ou créer de nouveaux agents
  • Une organisation prête à exploiter l’écosystème Copilot dans la durée

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