Modernisation de la communication et de la collaboration (Teams, SharePoint, OneDrive)

Dans un contexte où la collaboration hybride devient la norme, les entreprises doivent moderniser leurs outils pour gagner en efficacité et en sécurité. Ce cas d’usage illustre comment IT Systèmes a accompagné un client dans la mise en place d’un environnement Microsoft 365 unifié et gouverné.

Moderniser la collaboration et l’environnement de travail

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La collaboration moderne ne se limite plus au partage de documents : elle repose sur un écosystème complet qui englobe la communication, les réunions hybrides, la gestion documentaire et la gouvernance.

Dans ce contexte, Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive, la téléphonie Teams et les salles Teams Room constituent un socle cohérent pour fluidifier les échanges, sécuriser les données et moderniser l’environnement de travail.

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Défi du client : fragmentation des outils et perte d’efficacité

Le client utilisait une multitude d’outils dispersés pour collaborer, se réunir et communiquer.

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Conséquences :

  • Difficulté à retrouver les documents,
  • Absence de gouvernance sur Teams et SharePoint,
  • Téléphonie vieillissante et coûteuse,
  • Salles de réunion non adaptées au travail hybride,
  • Risques de fuite ou de mauvaise gestion des données.

Notre approche : unifier, sécuriser et moderniser

Nous avons mis en place la démarche suivante :

Analyse approfondie des usages

Nous avons étudié :

  • La façon dont les équipes collaborent au quotidien,
  • Les outils de communication existants,
  • L’organisation documentaire,
  • L’état de la téléphonie et des salles de réunion,
  • Les besoins métiers spécifiques (support, mobilité, front-line, direction...).

Design d’une collaboration unifiée

Nous avons conçu un modèle complet et gouverné :

  • Structuration des équipes Teams (naming, gestion des permissions, cycle de vie)
  • Architecture SharePoint pour la gestion documentaire
  • Adoption de OneDrive pour un stockage sécurisé et individuel
  • Mise en place d'une stratégie de téléphonie basée sur Teams Phone (numérotation, routage, files d’attente, standard, SBC si nécessaire)
  • Modernisation des salles de réunion avec Teams Room (systèmes certifiés, pilotage, scénarios hybrides)
  • Intégration globale dans une gouvernance commune (sécurité, conformité, cycle de vie)

Déploiement & intégration

  • Déploiement de Teams comme hub central de communication et de collaboration
  • Mise en service de SharePoint Online pour les espaces documentaires
  • Migration des données et espaces existants vers les nouveaux services
  • Transition progressive vers Teams Phone et remplacement des anciens systèmes téléphoniques
  • Installation et configuration des salles de réunion Teams Rooms, avec intégration audio/vidéo certifiée Microsoft
  • Mise en place de la supervision (call quality dashboard, devices monitoring)

Accompagnement & adoption

Formations utilisateurs, parcours pour les métiers, support au quotidien.

Ateliers pratiques (réunions hybrides, téléphonie, coédition, partage sécurisé)

Documentation personnalisée et optimisation continue des usages

Résultats obtenus : une collaboration modernisée, sécurisée et gouvernée

  • Collaboration plus fluide et unifiée entre les équipes, sur site ou à distance
  • Gouvernance claire garantissant sécurité, cohérence et traçabilité
  • Réduction des coûts et modernisation complète de la téléphonie
  • Expérience de réunion considérablement améliorée grâce aux Teams Room
  • Référentiel documentaire unique, sécurisé et beaucoup plus simple à gérer
  • Adoption rapide des outils grâce à l’accompagnement et à la formation

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