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Un assistant IA sur vos documents internes répond aux questions de vos équipes à partir de vos propres fichiers : procédures, contrats types, fiches produits, notes techniques. Il cherche les passages utiles, rédige une réponse et indique d'où elle vient. Pour une PME, il évite de chercher pendant des minutes un document dans des dossiers partagés ou de déranger toujours la même personne.
Sa qualité dépend de deux choses : l'état de vos documents et les droits d'accès. Un assistant ne doit jamais montrer à quelqu'un un fichier qu'il n'a pas le droit de lire.
Comment fonctionne un assistant sur vos documents
L'assistant ne « connaît » pas vos documents à l'avance. À chaque question, il suit trois étapes :
- Il cherche, dans les sources que vous lui avez ouvertes, les passages qui correspondent à la question.
- Il transmet ces passages à un modèle de langage, qui rédige une réponse.
- Il affiche la réponse avec ses sources, pour que l'utilisateur puisse vérifier.
Cette méthode s'appelle la génération augmentée par la recherche (RAG en anglais). Nous la détaillons dans notre article sur l'architecture d'un agent IA métier.
À quoi il sert dans une PME
- Répondre aux questions internes : congés, notes de frais, procédures qualité, règles de sécurité.
- Retrouver une clause dans des contrats types ou des conditions générales.
- Aider le support ou l'équipe commerciale à répondre à un client à partir des fiches produits et des notices.
- Accueillir un nouveau salarié en lui donnant accès aux bonnes procédures dès le premier jour.
- Résumer un dossier technique avant une réunion.
La règle n° 1 : les droits d'accès
Un assistant bien conçu respecte les droits déjà en place. Microsoft l'écrit pour Microsoft 365 Copilot : il « affiche uniquement les données organisationnelles pour lesquelles les utilisateurs individuels disposent au minimum des autorisations d'affichage ».
C'est une protection, mais aussi un révélateur : si un dossier des salaires est partagé avec toute l'entreprise par erreur, l'assistant le trouvera pour tout le monde. Avant de l'ouvrir, il faut donc vérifier qui a accès à quoi. Nous détaillons ce risque dans notre article sur Copilot et le sur-partage.
Où vont vos données
Deux questions sont à poser avant tout projet : où l'assistant est hébergé, et si vos documents servent à entraîner le modèle.
Pour Microsoft 365 Copilot, Microsoft indique que les requêtes, les réponses et les données accessibles via Microsoft Graph ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles de base. Pour un assistant construit sur mesure, la réponse dépend du modèle et de l'hébergement choisis : elle doit figurer par écrit dans la proposition.
Chez IT Systèmes, les agents sont hébergés par défaut sur Azure, en région France, et chez OVHcloud ou Scaleway quand le client l'exige. Vos données ne servent pas à entraîner les modèles.
Préparer ses documents
Un assistant ne vaut pas mieux que les documents qu'on lui donne. Avant de le brancher :
- retirez ou archivez les versions périmées, qui donneraient des réponses fausses ;
- désignez un responsable pour chaque source (qui la tient à jour) ;
- commencez par un périmètre restreint, par exemple les procédures d'un seul service ;
- prévoyez une réponse honnête quand l'information n'existe pas : « je n'ai pas trouvé », plutôt qu'une invention.
Ce qui fait le prix d'un assistant IA
Le prix dépend moins de la technologie que du travail autour : le nombre de sources à connecter, l'état des documents, la gestion des droits d'accès et le suivi une fois en service. Selon le besoin, l'assistant se construit avec Copilot Studio, avec n8n ou en développement sur mesure ; notre article sur Copilot Studio détaille les licences Microsoft.
Chez IT Systèmes, le parcours et les prix sont publics :
- le pré-diagnostic, pour les PME : gratuit, 45 minutes, un entretien qui peut conclure qu'aller plus loin n'est pas utile ;
- le Diag iA, pour les PME : il identifie les cas d'usage concrets et les classe selon leur valeur ;
- la construction et la mise en production : de 30 à 90 jours selon le périmètre, pour un agent de 5 000 à 30 000 € HT (conception, développement, mise en production et formation des utilisateurs) ; le coût du modèle d'IA est facturé au réel ;
- l'exploitation : sous contrat, nous continuons à faire fonctionner l'assistant, à le surveiller au quotidien et à le mettre à jour quand vos outils ou vos règles changent.
Le détail de l'offre : agents IA pour les entreprises.
Frequently asked questions
Un assistant IA peut-il lire tous les documents de l'entreprise ?
Il ne lit que les sources que vous lui ouvrez, et il doit respecter les droits de chaque utilisateur : une personne ne voit dans les réponses que ce qu'elle a déjà le droit de lire.
Mes documents servent-ils à entraîner le modèle ?
Pour Microsoft 365 Copilot, Microsoft indique que non. Pour un assistant sur mesure, cela dépend du modèle et de l'hébergement : la réponse doit être écrite dans la proposition. Chez IT Systèmes, vos données ne servent pas à entraîner les modèles.
Que se passe-t-il si l'information n'est pas dans les documents ?
Un assistant bien réglé le dit, au lieu d'inventer une réponse. C'est un point à tester avant la mise en service.
Combien coûte un assistant IA sur ses documents ?
Chez IT Systèmes, un agent coûte de 5 000 à 30 000 € HT selon le périmètre, avec un pré-diagnostic gratuit de 45 minutes pour commencer.
Sources
- Microsoft Learn, Données, confidentialité et sécurité pour Microsoft Copilot, consulté le 06/11/2026.
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