Migrer Exchange OVH vers Microsoft 365 (Office 365) : la méthode

La réponse courte. Pour passer d'une messagerie OVHcloud (Exchange hébergé, Email Pro ou MX Plan) à Microsoft 365, on prépare d'abord Microsoft 365 (domaine vérifié, comptes créés avec leur licence), on copie le contenu des boîtes avec l'outil adapté, puis on bascule les enregistrements MX du domaine vers Microsoft 365 et on termine par une dernière synchronisation. L'offre OVHcloud ne se résilie qu'une fois tout vérifié. Le point qui demande le plus d'attention : les contacts et les calendriers, que la méthode la plus courante ne copie pas.

Avant de commencer : l'inventaire

Une migration réussie se joue avant la première copie. Listez :

L'offre OVHcloud utilisée : Exchange hébergé, Email Pro ou MX Plan. Elle détermine ce qui peut être copié automatiquement (les contacts et calendriers, par exemple, n'existent pas partout de la même façon).
Les comptes à migrer, avec leur taille, et ceux à supprimer plutôt qu'à déplacer (anciens salariés, boîtes de test).
Les adresses secondaires : alias, redirections, listes de diffusion, boîtes partagées. Elles se recréent dans Microsoft 365, elles ne se copient pas.
Qui gère le domaine et ses enregistrements DNS, souvent OVHcloud aussi : c'est là que se fera la bascule.
Les appareils configurés sur la messagerie : postes Outlook, téléphones, imprimantes et logiciels qui envoient des e-mails.

Quelle méthode pour copier les boîtes ?

La migration IMAP de Microsoft 365. C'est la méthode intégrée à Microsoft 365 pour les messageries hébergées chez un autre fournisseur. Elle copie les e-mails de la boîte de réception et des autres dossiers, du plus récent au plus ancien. Elle ne copie pas les contacts, les calendriers ni les tâches. Microsoft fixe deux limites : 500 000 éléments au plus par boîte et 35 Mo au plus par message. Les comptes doivent exister dans Microsoft 365, avec une licence, avant de lancer la copie ; au-delà d'une cinquantaine d'utilisateurs, Microsoft conseille de passer par un fichier CSV qui liste les boîtes.

OVHcloud Mail Migrator. OVHcloud fournit un outil de migration pensé pour la réversibilité, c'est-à-dire la possibilité de quitter ses services. Il accepte en source les comptes OVHcloud (MX Plan, Email Pro, Exchange) et, en destination, d'autres services de messagerie joignables en IMAP ou POP, ainsi que l'import de fichiers PST, ICS ou CSV. Selon OVHcloud, il peut transférer e-mails, contacts, calendriers et tâches, dans la mesure où la destination les accepte. Vérifiez avant de commencer que Microsoft 365 est bien accepté comme destination pour vos comptes.

L'export et l'import de fichiers PST. Depuis Outlook, chaque boîte peut être exportée dans un fichier PST, puis importée dans Microsoft 365. Simple pour quelques comptes, cette méthode devient lourde au-delà, mais elle reste utile pour récupérer les contacts et calendriers que la migration IMAP laisse de côté.

Les outils de migration spécialisés. Des outils payants copient l'ensemble des éléments d'une boîte Exchange vers une autre. Microsoft recommande de passer par un partenaire quand aucune de ses méthodes ne convient.

Les étapes de la migration, dans l'ordre

Ajouter et vérifier le domaine dans Microsoft 365. Microsoft demande de prouver que vous en êtes propriétaire, par un enregistrement à ajouter dans la zone DNS. À ce stade, les e-mails continuent d'arriver chez OVHcloud.
Créer les comptes et leur attribuer une licence. Recréer aussi les alias, boîtes partagées et listes de diffusion.
Lancer une première copie des boîtes avec la méthode choisie. Microsoft recommande de désactiver pendant la migration les règles de conservation et d'archivage automatique, pour ne pas croire des messages perdus alors qu'ils ont été archivés.
Basculer les enregistrements MX du domaine vers Microsoft 365, une fois la copie vérifiée. Un domaine ne reçoit son courrier que sur une seule plateforme à la fois : à partir de ce moment, les nouveaux messages arrivent dans Microsoft 365.
Faire une dernière synchronisation pour récupérer les messages arrivés chez OVHcloud pendant la bascule, puis arrêter la migration.
Reconfigurer les postes et les téléphones, et mettre à jour les autres enregistrements DNS demandés par Microsoft 365 (configuration automatique d'Outlook, autorisation d'envoi).
Résilier l'offre OVHcloud seulement après avoir vérifié que tout est arrivé, en gardant une sauvegarde (un export PST par exemple), comme le recommande OVHcloud.

Migrer seulement une partie des comptes

Garder quelques boîtes chez OVHcloud et en passer d'autres chez Microsoft 365, sur le même domaine, est possible mais délicat : le courrier arrive par une seule porte, qui doit savoir renvoyer vers l'autre plateforme les messages des comptes qu'elle ne connaît pas. Cette cohabitation demande une configuration des deux côtés et des tests. Pour une PME, une bascule de tous les comptes le même jour est presque toujours plus simple.

Faire migrer sa messagerie par IT Systèmes

La migration de messagerie est l'un des métiers historiques d'IT Systèmes : plus de 2 millions de boîtes aux lettres migrées vers Exchange Online depuis 2010 par nos équipes. Pour une messagerie OVHcloud, nous suivons les étapes décrites plus haut : inventaire, préparation de Microsoft 365, copie des boîtes avec la méthode adaptée à votre offre, puis bascule du domaine.

Notre offre : migration de messagerie vers Microsoft 365. Pour un serveur Exchange installé dans vos locaux plutôt que chez OVHcloud, voir notre cas d'usage migration d'Exchange sur site vers Microsoft 365.

Frequently asked questions

Peut-on migrer Exchange OVH vers Microsoft 365 sans perdre d'e-mails ?

Oui, à condition de basculer les enregistrements MX seulement après une première copie vérifiée, puis de faire une dernière synchronisation pour récupérer les messages arrivés pendant la bascule. L'offre OVHcloud ne se résilie qu'une fois tout contrôlé.

La migration IMAP copie-t-elle les contacts et les calendriers ?

Non. La migration IMAP de Microsoft 365 ne copie que les e-mails. Les contacts, calendriers et tâches se récupèrent autrement : export et import d'un fichier PST, outil de migration d'OVHcloud ou outil spécialisé.

Faut-il changer de nom de domaine ?

Non. Le domaine reste le même : on l'ajoute à Microsoft 365, on prouve qu'on en est propriétaire, puis on modifie ses enregistrements MX pour que le courrier arrive chez Microsoft. Les adresses e-mail ne changent pas.

Peut-on garder certains comptes chez OVH ?

C'est possible sur un même domaine, mais le courrier n'arrive que sur une plateforme à la fois, qui doit renvoyer vers l'autre les messages qu'elle ne connaît pas. Cette cohabitation demande une configuration des deux côtés ; une bascule complète est plus simple.