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In a nutshell
- Client : Mairie, 301 utilisateurs
- Période : février 2026 - juin 2026
- Résultat : Les 301 utilisateurs de la mairie travaillent sur Microsoft 365 depuis juin 2026, avec la double authentification activée.
Le contexte
En 2026, IT Systèmes a migré la messagerie Exchange hébergée d'une mairie vers Microsoft 365 Business Premium, pour 301 utilisateurs. Le projet couvrait la messagerie, l'annuaire, la sécurité et l'accompagnement au changement des agents.
Le défi
La mairie voulait mener la migration sans que la période des élections municipales ne freine le projet, et former ses agents selon leur rôle.
La solution
IT Systèmes a migré la messagerie et l'annuaire et configuré la sécurité, dont la double authentification (MFA), avec une bascule en juin 2026. Le périmètre fonctionnel a été volontairement resserré : Outlook, OneDrive, Teams, Office et OneNote. L'accompagnement a reposé sur trois publics : une session pour les élus et la direction le matin du jour J, un atelier de trois heures pour un réseau d'ambassadeurs, puis des sessions pratiques de trois heures pour les utilisateurs après la migration. Les agents ont reçu un guide de 23 pages, cinq mémos pratiques, une FAQ de 46 questions et des e-mails d'information préparés pour les jours précédant la bascule.
Le résultat
301 utilisateurs de la mairie travaillent sur Microsoft 365 depuis juin 2026, avec la double authentification activée, et 300 agents ont été formés.
Ce qui a fait la différence
Un périmètre fonctionnel volontairement resserré : Outlook, OneDrive, Teams, Office et OneNote. Les agents ont découvert un nombre limité d'outils, chacun expliqué.
Un accompagnement organisé par public : les élus et la direction le matin du jour J, un réseau d'ambassadeurs formé en atelier, puis des sessions pratiques pour les utilisateurs. Les supports ont été préparés à l'avance : un guide de 23 pages, cinq mémos pratiques, une FAQ de 46 questions et des e-mails d'information avant la bascule.
Points de vigilance d'une migration Microsoft 365 en collectivité
Une collectivité a ses contraintes propres : calendrier électoral, élus et agents aux usages très différents, services ouverts au public. À anticiper :
- Caler le calendrier sur la vie de la collectivité, en évitant que les périodes électorales ou budgétaires ne bloquent les décisions.
- Préparer la double authentification avec les agents : sans explication ni accompagnement à l'enrôlement, le jour J se transforme en file d'attente au support.
- Former selon les rôles plutôt qu'en session unique : élus, direction, référents et agents n'ont pas les mêmes besoins.
- S'appuyer sur un réseau d'ambassadeurs dans les services, qui relaient les bons gestes et font remonter les questions.
Nos offres liées
Ce projet relève de notre offre de migration de messagerie et de notre activité de formation et transfert de compétences. Découvrez aussi notre accompagnement des collectivités.
Frequently asked questions
Pourquoi activer la double authentification lors d'une migration Microsoft 365 ?
La migration est le moment où chaque utilisateur configure de nouveaux accès : c'est le plus simple pour enrôler tout le monde en même temps. Avec la double authentification (MFA), un mot de passe volé ne suffit plus à se connecter.
Combien de temps faut-il former les agents à Microsoft 365 ?
Sur ce projet, les ambassadeurs ont suivi un atelier de trois heures et les utilisateurs des sessions pratiques de trois heures après la migration. La durée dépend surtout du nombre d'outils ouverts aux agents.
Une mairie peut-elle migrer sa messagerie pendant une période électorale ?
Oui, à condition de le prévoir dans le planning. Ici, le projet a été mené en tenant compte des élections municipales, avec une bascule en juin 2026.
